資產(chǎn)評(píng)估公司（事務(wù)所）

業(yè)務(wù)檔案管理制度

（參考文本）

第一章 總則

第一條 為了規(guī)范本單位的業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式（或方法）、保管期限、管理責(zé)任以及其他檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)資產(chǎn)評(píng)估準(zhǔn)則》和《安徽省檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合本單位實(shí)際制定本制度。

第二條 本制度適用于本單位辦理評(píng)估業(yè)務(wù)與辦理與價(jià)值估算相關(guān)的其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案。本單位辦理其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案，可參照本制度管理。

第三條 業(yè)務(wù)檔案是指資產(chǎn)評(píng)估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，反映評(píng)估程序?qū)嵤┣闆r、支持評(píng)估結(jié)論的工作記錄和相關(guān)資料。本單位的業(yè)務(wù)檔案，是評(píng)估證據(jù)的載體，是出具評(píng)估報(bào)告的主要依據(jù)。本單位的業(yè)務(wù)檔案是考查業(yè)務(wù)工作的依據(jù)，是本單位全面質(zhì)量管理工作的重要組成部分。

第四條 業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔。

第五條 業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)屬于本單位。

第二章 組織管理

第六條 本單位由       副總經(jīng)理（副所長(zhǎng)）負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織管理工作，由      部門負(fù)責(zé)評(píng)估業(yè)務(wù)檔案的登記及日常管理工作，設(shè)一至兩名檔案管理人員。檔案管理部門和檔案工作人員的職責(zé)是全面負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定專人專職（或兼職）負(fù)責(zé)本部門的業(yè)務(wù)檔案管理工作，配合檔案管理部門檔案管理人員完成業(yè)務(wù)檔案的移交、歸檔等工作；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對(duì)所承辦業(yè)務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案歸檔過(guò)程和歸檔質(zhì)量全面負(fù)責(zé)，是本項(xiàng)目檔案質(zhì)量的直接責(zé)任人。

第七條 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及本單位的規(guī)定，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé), 嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。

第八條 檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理的本單位領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。

第三章 業(yè)務(wù)檔案的整理

第八條 業(yè)務(wù)檔案首先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理

1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在評(píng)估報(bào)告日后90日內(nèi)，及時(shí)將工作底稿與評(píng)估報(bào)告等資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。

2. 工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或財(cái)務(wù)報(bào)表的草稿、對(duì)不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯(cuò)誤或其他錯(cuò)誤而作廢的文本，以及重復(fù)的文件記錄等。因各種原因造成的評(píng)估業(yè)務(wù)未完成就終止而形成的底稿，自行決定保存或銷毀。

3. 針對(duì)同一基準(zhǔn)日，不同評(píng)估目的，委托資產(chǎn)范圍重疊的評(píng)估業(yè)務(wù)，出具兩個(gè)或多個(gè)評(píng)估報(bào)告，應(yīng)將其視為不同的業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成相應(yīng)類型的業(yè)務(wù)檔案。

4.整理的資料要做到完整有序，索引號(hào)要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。

5.資產(chǎn)評(píng)估檔案的歸檔內(nèi)容參考格式見(jiàn)附件一。

第九條 整理后的評(píng)估工作底稿，要按工作底稿目錄順序排序，底稿需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人簽字后交給檔案管理部門。

第十條 檔案管理部門人員整理。檔案管理人員的整理是業(yè)務(wù)檔案的最終把關(guān)，要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄順序做進(jìn)一步整理。在整理過(guò)程中要注意以下事項(xiàng)：

1.要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時(shí)發(fā)生意外。

2.紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部?jī)?nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線過(guò)窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯；傳真資料要復(fù)印后才能裝訂。

3.如發(fā)現(xiàn)底稿中有問(wèn)題，如：評(píng)估人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員沒(méi)有簽字，主要?dú)w檔資料不全、頁(yè)碼混亂等，要及時(shí)將檔案退回給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重新整理、驗(yàn)收。

第十一條 業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務(wù)檔案的同時(shí)應(yīng)填好《業(yè)務(wù)檔案登記表》�！稑I(yè)務(wù)檔案登記表》上的主要信息應(yīng)與本單位的《發(fā)文記錄》保持一致。

1. 資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告《業(yè)務(wù)檔案登記表》應(yīng)包括：序號(hào)、報(bào)告文號(hào)、簽發(fā)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參加評(píng)估人員和簽發(fā)日期，被評(píng)估單位名稱、地址、聯(lián)系方式、資產(chǎn)總額，評(píng)估類型和報(bào)告類型，收費(fèi)情況等信息。

2. 利用計(jì)算機(jī)登記的，為防止停電或計(jì)算機(jī)故障等因素影響檔案的使用，每次登記后應(yīng)及時(shí)形成紙質(zhì)文件。

第十二條 業(yè)務(wù)檔案裝訂和護(hù)封。將整理并登記好的底稿進(jìn)行裝訂、打頁(yè)碼，并附封皮、封底。

1. 裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁(yè)，不影響閱讀。

2. 打頁(yè)碼。

3. 護(hù)封。業(yè)務(wù)檔案的封面應(yīng)有事務(wù)所的全稱、業(yè)務(wù)單位全稱、報(bào)告文號(hào)、卷數(shù)、頁(yè)數(shù)、入檔盒號(hào)、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應(yīng)用黑色水筆、正楷字體填寫以上內(nèi)容，字體要清楚工整。

4. 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已移交的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理、登記和裝訂。

第十三條 業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂、護(hù)封后應(yīng)及時(shí)裝盒。本著便于查找、利用的原則，檔案盒封面寫清本單位名稱、檔案類型和年號(hào)；檔案盒脊部寫清檔案類型、年號(hào)、檔號(hào)、卷數(shù)和盒流水號(hào)等內(nèi)容。

第十四條 業(yè)務(wù)檔案的碼放。檔案盒應(yīng)以檔號(hào)從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放,檔案碼放不得過(guò)擠，方便于檔案的查閱和整理。為了節(jié)省空間和開(kāi)支，對(duì)于比較厚的、卷數(shù)多的業(yè)務(wù)檔案，可以在檔案的脊部貼上醒目的標(biāo)有年號(hào)和檔號(hào)的標(biāo)簽，直接按順序豎排在檔案柜里也可。

第四章 業(yè)務(wù)檔案的保管

第十五條 設(shè)專柜保管業(yè)務(wù)檔案，要做好防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案的安全。檔案柜上應(yīng)插有注明柜號(hào)、檔案種類、年號(hào)、檔號(hào)的卡片；對(duì)于檔案較多的評(píng)估機(jī)構(gòu)應(yīng)做檔案查找索引，該索引只要包含檔案的名稱、年號(hào)、柜號(hào)、層號(hào)就可以了，有些比較特殊的檔案需要單獨(dú)存放的，可在備注欄中注明。

第十六條 電子檔案等的管理。在評(píng)估活動(dòng)中形成的電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。電子或者其它介質(zhì)形式的重要工作底稿，如評(píng)估業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的重大問(wèn)題處理記錄，對(duì)評(píng)估結(jié)論有重大影響的現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、詢價(jià)記錄和評(píng)定估算過(guò)程記錄等，應(yīng)當(dāng)同時(shí)形成紙質(zhì)文檔，分別保存。

第五章 業(yè)務(wù)檔案的調(diào)（借）閱

第十七條 業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱

1.本單位業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意；非業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，最長(zhǎng)期限不得超過(guò)一周，自借閱當(dāng)天起算。

2．公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院依法履行職責(zé)需了解有關(guān)情況，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。

3. 資產(chǎn)評(píng)估協(xié)會(huì)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)依法進(jìn)行的質(zhì)量檢查，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。

4. 其他依法可以查閱的情形。

5．借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)機(jī)密時(shí)，也不得外借他人。

6. 檔案借閱人應(yīng)當(dāng)保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁(yè)，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制的，應(yīng)征得本單位負(fù)責(zé)人的同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明來(lái)源。

第十八條 業(yè)務(wù)檔案的歸還

1. 歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。

2. 歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁(yè)等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時(shí)填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單》說(shuō)明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和本單位負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并追究借閱人的責(zé)任。

3. 借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單》，寫清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和本單位負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任的權(quán)利。

第十九條 業(yè)務(wù)檔案的拆卸。業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)報(bào)告的補(bǔ)充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說(shuō)明”，按規(guī)定批準(zhǔn)后，由檔案管理人員拆卸并及時(shí)裝訂。

第二十條 涉及離職員工檔案清理。當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見(jiàn)；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其及時(shí)上交；若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。

第六章 業(yè)務(wù)檔案的銷毀

第二十一條 評(píng)估業(yè)務(wù)檔案自評(píng)估報(bào)告日起至少保存十年。國(guó)家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。評(píng)估機(jī)構(gòu)不得在規(guī)定的保存期內(nèi)對(duì)已完成歸檔的評(píng)估業(yè)務(wù)檔案刪改或者銷毀。保存期屆滿后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)部門提出書面銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)本單位主要負(fù)責(zé)人書面同意后銷毀并進(jìn)行監(jiān)銷。

第二十二條 評(píng)估業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第二十三條 監(jiān)銷人員在檔案銷毀前，應(yīng)認(rèn)真審查、核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)；檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽章。書面銷毀意見(jiàn)、檔案銷毀清冊(cè)主要負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)件應(yīng)作為永久性檔案長(zhǎng)期保存。

第七章 附則

第二十四條 本制度由                 負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件一

評(píng)估檔案的組成范例

一、管理類工作底稿

　�。ㄒ唬┰u(píng)估業(yè)務(wù)基本事項(xiàng)的記錄；

　�。ǘ�）業(yè)務(wù)約定書；

　�。ㄈ�）評(píng)估計(jì)劃；

　�。ㄋ模┰u(píng)估業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中重大問(wèn)題處理記錄；

　�。ㄎ澹┰u(píng)估報(bào)告的審核記錄。

二、操作類工作底稿

（一）現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄與相關(guān)資料

1.委托方提供的資產(chǎn)評(píng)估申報(bào)資料；

2.現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄；

3.函證記錄；

4.主要或者重要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料；

5.與評(píng)估業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)、審計(jì)等資料；

6.其他相關(guān)資料。

（二）收集的評(píng)估資料

1.市場(chǎng)調(diào)查及數(shù)據(jù)分析資料；

2.相關(guān)的歷史和預(yù)測(cè)資料；

3.詢價(jià)記錄；

4.其他專家鑒定及專業(yè)人士報(bào)告；

5.委托方及相關(guān)當(dāng)事方提供的說(shuō)明；

6.證明和承諾；

7.其他相關(guān)資料。

（三）評(píng)定估算過(guò)程記錄

1.重要參數(shù)的選取和形成過(guò)程記錄；

2.價(jià)值分析、計(jì)算、判斷過(guò)程記錄；

3.評(píng)估結(jié)論形成過(guò)程記錄；

4.其他相關(guān)資料。